Introducción

¿Que son los registros de accesos?

Los “Registros de acceso” son los censos diarios que tiene que hacer el operario para asentar su ingreso/retiro del establecimiento, también los cortes en su horario laboral para descanso, comida, etc. Todos estos datos quedan guardados para su posterior importación y análisis.

 
¿Dónde se encuentran guardados?

 Estos registros se encuentran almacenados dentro de la memoria del control de acceso y/o también en la nube de Hik-Connect.

¿Por qué es importante calcular la asistencia antes de generar los informes?

Es importante obtenerlos antes a todos los datos porque, de esa manera, nuestra plataforma Hik Connect puede comparar los registros y revisar si un empleado cumplió el horario que tenia establecido o no. En caso de tener más de un dispositivo de control de acceso, debemos tener una organización más puntual con respecto a los accesos, es decir, tener bien clasificados los operarios dentro de sus “Departamentos”, los horarios bien registrados y sus autorizaciones correspondientes con respectos a las áreas a las que pueda llegar a tener acceso.

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Generar informes

Informes manuales

Dentro de nuestra pestaña de asistencia, del lado izquierdo donde se encuentran nuestros menús expandibles, nos encontraremos con el llamado “informes”. Dentro de informes tendremos las secciones referidas a los mismos, uno general que nos devuelve todas las clases de registros, “Tarjeta de registro total”, y segmentados, los cuales son: “Horas trabajadas”, “informe de excepciones”, “informe de llegada tardía”, “Informe de permiso para salir antes”, “Informe de ausencias”, “Informe de horas extras”, “Transacción”, “Transacción móvil” y “Resumen de asistencia mensual”.

Cada una de esas secciones nos devolverá lo que su nombre dice, por ejemplo, si queremos saber las horas extras trabajadas de un operario entraríamos a la sección de “Informe de horas extra”.

 La forma de extracción de datos es igual para todas categorías, veámosla con un ejemplo. Ya estando dentro de nuestra categoría “Tarjeta de registro de tiempo total” seleccionamos “calcular de nuevo”.

Esto hará que se nos habrá una ventana de configuración para fijar el rango de días a evaluar con respecto a nuestra configuración de horarios. Seleccionando el icono con forma de calendario se abrirá la ventana para hacer los ajustes de fecha.

Luego de fijar los días, procedemos a seleccionar aceptar. Ahí como vemos en el ejemplo anteúltimo, tenemos para seleccionar “todos” y “persona especificada”. “Todos” contempla la organización entera registrada en la aplicación y “Persona especificada” pueden ser uno o más empleados registrados. En nuestro ejemplo queremos saber el de todos. Así que estando ya marcado la opción de “todos” procedemos a seleccionar Calcular de nuevo. Esto hará que el programa tome todos los datos de las transacciones hechas en el control de acceso o desde el registro móvil, esta última siempre y cuando este habilitado el operario a tenerla.

Los datos terminaran de ser extraídos cuando la barra de color verde deje de cargar, dicha barra se encuentra al lado del rotulo “calcular de nuevo”

  Ya con los datos extraídos, tendremos un filtrado por defecto con la opción predeterminada de “Ayer”.

Podremos modificar los periodos dentro de la opción expandible de periodo. Esta modificación entra en el rango de filtros. Con dichos filtros podremos sacar periodos específicos en departamentos específicos con posibilidad de filtrar al empleado por ID o por Nombre Completo.

Como ya mencionamos antes, este procedimiento de extracción de datos es el mismo para todos los segmentos de registros.

Podremos darle el formato deseado dentro de esas opciones, una vez seleccionado el mismo le damos al botón Exportar el archivo se generará solo y una vez terminado se iniciará su descarga de manera automática.

Informe programado

En el caso que tengamos una extensa cantidad de departamentos o distintos rubros dentro de la misma empresa, o simplemente queramos automatizar la generación de informes, podemos hacer que los reportes se envíen automáticamente al personal de recursos humanos o el encargado de controlar y procesar dicha información. A esto lo podemos hacer diario, semanal o mensual. ¿Como lo configuraremos? Seguiremos los siguientes pasos.

1. Iremos a configuración básica dentro de nuestro menú expandible de la izquierda dentro de nuestra pestaña de Asistencia. 
   
2. Una vez expandido el menú, seleccionaremos “Informe programado”
   
3.  Podemos agregar o eliminar informes programados. Con el botón “+” crearemos el informe y configuraremos sus parámetros.

Dentro de “Información básica” le daremos su nombre, seleccionaremos el tipo de informe, el formato el cual se enviará y el idioma en el cual se verá el informe. Mas abajo en “Tiempo” configuraremos, el formato de fecha, se recomienda ponerlo como se usa corrientemente (día, mes, año),
el formato del tiempo HH (horas) : MM (minutos) y su duración, que son los periodos de tiempo, también en HH:MM.